In Nederland werkt ongeveer 45% van de zakelijke professionals minimaal de helft van de week niet vanaf een vast kantoor. In de komende jaren zal dit percentage nog veel meer toenemen, in de opkomende economieën ligt het percentage bijvoorbeeld al op 65%. Deze ontwikkeling wordt toegejuicht door zowel werknemers, werkgevers als de overheid. Het brengt echter ook uitdagingen met zich mee.

Toegang tot informatie
Al deze mobiele werkers moeten wel, ongeacht de locatie, toegang hebben tot alle bedrijfsinformatie. Voor veel werkgevers is dit best een uitdaging, het is immers ondenkbaar dat vertrouwelijke bedrijfsinformatie overal rond aan het zwerven is. Mobiele werkers maken daarom vaak gebruik van een soort hybride systeem. Ze werken op locatie informatie uit op papier of op hun laptop en zetten deze informatie bij aankomst op kantoor over op het netwerk. Ook wordt er veel gewekt met USB sticks en Dropbox. Dit hybride systeem brengt extra werk met zich mee, leidt tot de omloop van verschillende versies en is niet erg veilig.

Veiligheid
Met de ingang van de wet Meldplicht Datalekken op 1 januari 2016 moeten alle organisaties nog voorzichtiger zijn met data. Deze nieuwe wet maakt het eigenlijk onverantwoord om met USB sticks of publieke diensten zoals Dropbox te werken. Weet u immers precies wie en wanneer toegang heeft (gehad) tot de verschillende Dropbox accounts? Kunt u garanderen dat de USB sticks met informatie nooit worden verloren?

tekstbanner-documentmanagement1

Centraal, veilig en overzichtelijk
Een centraal document management systeem helpt u om bovenstaande uitdagingen eenvoudig te verhelpen. Geen USB sticks meer die overal en nergens terecht komen, maar een centrale mappen structuur en workflow die voor iedereen, die daarvoor geautoriseerd is, vanaf iedere locatie toegankelijk is. Het gebruik van verschillende Dropbox accounts is niet meer nodig want documenten kunnen direct opgevraagd en bewerkt worden vanuit de projectmap in uw document management systeem. Hiermee houdt u altijd het beheer over wie op welk moment toegang heeft. Ook zorgt deze manier van informatie delen en bewerken ervoor dat iedereen in de laatste nieuwe versie werkt.

Samenwerking
Werkt u regelmatig nauw samen met (toe)leveranciers aan projecten? Via het document management systeem kunt u deze leveranciers, of klanten, beperkt toegang geven tot verschillende documenten op een veilige manier, zonder direct uw hele netwerk te moeten openen of gevoelige informatie te moeten printen of delen via een externe opslag van derden partijen.

Voorbereiding
Zoals aan het begin van de blog al gezegd werd, het werken vanaf andere locaties dan kantoor zal in de toekomst alleen maar gaan toenemen, voor alle organisaties. Waar het aanbieden van mobiel werken nu nog een “extra” is, zal het in de zeer nabije toekomst een must worden. Neemt u alvast een voorsprong op de concurrentie?

Van gebrek aan tijd, naar mobiliteit : het nieuwste werken

Dennis C. Kabbedijk is online marketeer bij Veenman B.V.
linkedin-iconLinkedIn: Profiel

mail-iconEmail: Dennis

Gedeeld